Есть кадровые документы, наличие которых обязательно для всех организаций и документы, наличие которых становится обязательным при определенных условиях.

Обязательный состав кадровой документации:

1. Штатное расписание

2. График отпусков

3. Правила внутреннего трудового распорядка

4. Табели учета рабочего времени

5. Приказы

6. Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры)

7. Документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска

8. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

9. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

10. Трудовые книжки

11. Личные дела работников:

Трудовой договор Договор о соблюдении коммерческой тайны (если необходимо) Договор о полной материальной ответственности (если необходимо) Личная карточка Копии документов (всех страниц паспорта, всех страниц трудовой книжки, свидетельства пенсионного страхования, ИНН, документа об образовании, для иногородних – копия регистрации по месту жительства, для иностранцев – копии миграционной карты и разрешения на работу, копия загранпаспорта с отметками о въезде)

Справка 2-НДФЛ с прошлого места работы (желательно)

Заявление о приеме на работу

Заявление на вычеты по НДФЛ

Дополнительные документы:

1. Положение о коммерческой тайне, если вы собираетесь заключать договора о соблюдении коммерческой тайны. По законодательству, чтобы требовать от работников соблюдения этой тайны, необходимо поставить их в известность, какая конкретно информация является коммерческой тайной, определить круг лиц, которые имеют доступ к этой информации и принять меры по охране этой информации.

2. Положение о премировании, если собираетесь выплачивать премии, т.к. необходимо установить критерии и порядок премирования.

3. Должностные инструкции, если эта информация не прописана в трудовых договорах.

4. Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы (приказ об аттестации, протокол аттестационной комиссии, аттестационный лист), если собираетесь проводить аттестацию работников

5. График сменности – при наличии сменной работы.

6. Коллективный договор, если одна из сторон (работник или работодатель) изъявили желание его заключить. В нем обычно прописываются дополнительные гарантии и компенсации работникам.

Обратите внимание: большинство кадровых документов должны храниться в течение 75 лет.

дальше (Отдел кадров с нуля)