Принимаем сотрудников на работу.

Вниманию ИП: сейчас отменили регистрацию трудовых договоров с работниками в налоговой инспекции и фондах. Но помните, что вам, после приема на работу первого работника не позднее 30 дней со дня заключения договора (в Пенсионном Фонде РФ и в Фонде Медицинского страхования), не позднее 10 дней со дня заключения договора (в Фонде Социального Страхования РФ) нужно зарегистрироваться в фондах как работодатель, несмотря на то, что вы уже зарегистрированы там как индивидуальный предприниматель. Для этого обычно нужно предоставить в фонд копии регистрационных документов и трудовые договора на работников. Точный список документов уточняйте в фондах. (К сведению: за нарушение срока регистрации в органе Пенсионного фонда Российской Федерации штраф 5 000 руб., более 90 дней – штраф 10 000 руб.)

Еще обратите внимание: теперь ИП заполняют работникам трудовые книжки на общих основаниях.

У работника нужно получить:

- заявление о приеме на работу (по желанию, т.к. основанием для издания приказа о приеме является трудовой договор);

получить копии документов работника:

- Всех страниц паспорта

- Всех страниц трудовой книжки (исключение- когда работник поступает на работу впервые, трудовую книжку заводит работодатель; или если работник утверждает, что потерял – тоже заводит работодатель; если работник принимается на работу по-совместительству, трудовая книжка не нужна)

- Копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (исключение – когда работник поступает на работу впервые – оформляет работодатель (в Пенсионный фонд подается форма АДВ-1+ АДВ-6-1)), если работник его потерял, работодателю, по мнению автора, лучше оформить дубликат самому (в Пенсионный фонд подается форма АДВ-3+ АДВ-6-1), т.к. номер свидетельства указывается в годовой отчетности и без него отчет не принимают, а это грозит штрафами именно работодателю.

- Копии документов воинского учета, для военнообязанных.

- Копии документа об образовании, о квалификации, наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний.

- Можно просить заполнить анкету, ее состав - на усмотрение работодателя. Целесообразно включить в нее вопросы из личной карточки (форма № Т-2), т.к. по правилам заполнять ее должен сотрудник отдела кадров на основании полученных документов, а не сам работник.

Не советуем оформлять работника до получения необходимых документов хотя бы потому, что если он окажется иностранцем, нужно извещать налоговые органы и ФМС в достаточно короткие сроки, а в некоторых случаях получать разрешение на привлечение рабочей силы (за нарушения в этой сфере административный штраф: на должностных лиц в размере от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц - от четырехсот тысяч! до пятисот тысяч! рублей (ст. 18.9 КОАП)).

Обратите внимание:

лица, не достигшие 18 лет, подлежат обязательному медицинскому осмотру, и для них устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени:

для работников в возрасте до шестнадцати лет - не более 24 часов в неделю;

для работников в возрасте от шестнадцати до восемнадцати лет - не более 35 часов в неделю;

Продолжительность рабочего времени учащихся образовательных учреждений в возрасте до восемнадцати лет, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не может превышать половины норм, установленных для лиц соответствующего возраста

Знакомим работника с локальными нормативными актами (правила внутреннего трудового распорядка, положение о коммерческой тайне, положение о премировании, должностные инструкции, коллективный договор) под роспись. (До заключения трудового договора. Ст. 68 ТК РФ)

Заключаем с работником трудовой договор. При необходимости заключаем договор о полной материальной ответственности и соблюдении коммерческой тайны.

Издаем приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или Т-1а) и ознакомим работника под роспись в течение 3-х дней со дня начала работы (ст. 68 ТК РФ).

Заполняем в бумажном виде от руки (!) личную карточку (форма № Т-2) работника, знакомим его под роспись.

Для учета НДФЛ работника (работодатель – налоговый агент, т.е. должен исчислить, удержать, заплатить в бюджет и отчитаться) нужно выяснить, сколько дней за предыдущие 12 месяцев человек находился на территории России (если больше 183 дней – он резидент, его НДФЛ 13%, если меньше – нерезидент, НДФЛ 30% (перечисляется на другой кбк!)). Подтверждением может быть, например, копия страниц загранпаспорта.

Получаем от работника заявление на стандартный вычет, и заявление на вычет на детей (если они есть). Эти заявления не надо обновлять каждый год.

Справка 2-НДФЛ нужна, если человек работал в этом году до прихода к вам (смотрим трудовую книжку), если не будет справки, вычеты предоставлять нельзя, т.к. не известно какую сумму заработка он уже получил в этом году.

Формируем личное дело: складываем в папку для хранения все документы на работника (копии документов, трудовой договор, приказ, личную карточку и т.п.)

Забираем трудовую книжку, записываем данные в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, делаем в трудовой книжке запись на основании приказа о приеме на работу в течение 5 дней со дня начала работы (ст.66 ТК РФ) и храним ее в сейфе до дня увольнения.

Оформление приема на работу.

•  Копии документов работника

•  Подпись работника на локальных нормативных актах организации

•  Трудовой договор + подпись работника (договор о материальной ответственности с отдельными категориями работников)

•  Приказ о приеме на работу + подпись работника

•  Заполнение личной карточки на бумаге + подпись работника

•  Формирование личного дела

•  Запись в книге учета движения трудовых книжек

•  Заполнение трудовой книжки

дальше (Кадровое делопроизводство)